Accbooks by Accion

 

Het Dashboard (Home pagina) bevat verschillend grafische en tekstuele componenten met de kerncijfers en trends van uw onderneming:

 

SELECTIE VAN DE REFERENTIE-PERIODE:

Helemaal bovenaan de pagina kan de periode - typisch het Boekjaar - gekozen worden waarvoor de informatie binnen het dashboard wordt weergegeven.

De gekozen periode is zowel van toepassing op de kerncijfers (Opbrengsten, Kosten, Resultaten) als op de grafieken (Bedrijfsresultaat, Bedrijfsopbrengsten en -kosten, Kostenverdeling).

Ter info: De cijfers tussen vierkante haakjes verwijzen naar de grootboekrekeningen zoals opgenomen in het rekeningenstelstel van de boekhouding van uw onderneming of organisatie. Op het dashboard vindt u typisch opbrengstenrekeningen, die beginnen met 7 (bijvoorbeeld [70]) en kostenrekeningen, die beginnen met 6 (bijvoorbeeld [61]).

 

DE KERNCIJFERS:

1. Opbrengsten

• De indicator ‘Bedrijfsopbrengsten’ wordt samengesteld uit de omzet-rekeningen [70] en de andere bedrijfsopbrengsten [71 tem 74] zoals geregistreerd in het geselecteerde boekjaar.

• De indicator ‘Andere opbrengsten’ wordt samengesteld uit de Financiële opbrengsten [75] en de Uitzonderlijke opbrengsten [76] zoals geregistreerd in het geselecteerde boekjaar.

• De indicator ‘Totale opbrengsten’ wordt samengesteld uit de Bedrijfsopbrengsten [70 tem 74] en de Andere opbrengsten [75 en 76].

2. Kosten

• De indicator ‘Bedrijfskosten’ wordt samengesteld uit de kosten-rekeningen: Handelsgoederen, grond- en hulpstoffen [60], Diensten en diverse goederen [61], Bezoldigingen, sociale lasten en pensioenen [62], Afschrijvingen en waardeverminderingen [63] en Andere bedrijfskosten [64] zoals geregistreerd in het geselecteerde boekjaar.

• De indicator ‘Andere kosten’ wordt samengesteld uit de Financiële kosten [65] en de Uitzonderlijke kosten [66] zoals geregisteerd in het geselecteerde boekjaar.

• De indicator ‘Totale kosten’ wordt samengesteld uit de Bedrijfskosten [60 tem 64] en de Andere kosten [65 en 66].

3. Resultaat

• De indicator ‘Bedrijfsresultaat’ geeft het resultaat van de ‘Bedrijfsopbrengsten’ minus de ‘Bedrijfskosten’ voor het geselecteerde boekjaar. Het betreft het resultaat (winst of verlies) van het boekjaar vóór de verwerking van de financiële en uitzonderlijke opbrengsten en kosten en vóór de belastingen.
• In het voorbeeld: € 341.947,59 - € 337.653,01 = € 4.294,58

• De ‘Operationele marge’ drukt het Bedrijfsresultaat uit als percentage van de Bedrijfsopbrengsten.
• In het voorbeeld: € 4.294,58 / € 341.947,59 = 1,25%

• De indicator ‘Resultaat vóór belastingen’ geeft het resultaat van de ‘Totale opbrengsten’ minus de ‘Totale kosten’ voor het geselecteerde boekjaar. Het betreft het resultaat (winst of verlies) van het boekjaar, inclusief de financiële en uitzonderlijke opbrengsten en kosten, vóór de verwerking van de belastingen.
• In het voorbeeld: € 341.997,41 - € 347.464,82 = - € 5.487,41

• OPGELET : In de loop van het boekjaar bevat het Bedrijfsresultaat zelden alle opbrengsten en kosten. Zo worden de 'Afschrijvingen en waardeverminderingen [63]' vaak pas op het einde van het boekjaar of bij de jaarafsluiting ‘geboekt’. De kerncijfers 'Bedrijfsresultaat' en 'Resultaat vóór belastingen' zijn in het huidige (en vorige) boekjaar dan ook zelden definitief. Ze worden in die boekjaren daarom voorafgegaan door het woordje 'Voorlopig'.

 

DE GRAFISCHE COMPONENTEN:

A. Bedrijfsresultaat per boekperiode

• Deze grafiek toont het verschil tussen de Bedrijfsopbrengsten [opbrengstenrekeningen 70-74] en de gemaakte Bedrijfskosten [kostenrekeningen 60-64] per boekperiode. Indien het verschil tussen beide componenten positief is, wordt het resultaat weergegeven als een groen balkje. Indien het resultaat negatief is wordt het resultaat weergegeven als een rood balkje.

• Het resultaat wordt getoond per boekperiode. Al naargelang uw boekhouding zijn dit maanden of kwartalen.
• Met het ‘Flip’-icoontje  worden de cijfers uit de grafiek getoond in tabelvorm.
• De grafische voorstelling kan vergroot worden met behulp van het 'Weergave'-icoontje . 

B. Bedrijfsopbrengsten en -kosten

• Deze grafiek toont de Bedrijfsopbrengsten [opbrengstenrekening 70-74] en de gemaakte Bedrijfskosten [kostenrekeningen 60-64] per boekperiode. De bedrijfsopbrengsten worden voorgesteld in blauwe balkjes. De kosten in oranje balkjes.

• Het resultaat wordt getoond per boekperiode. Al naargelang uw boekhouding zijn dit maanden of kwartalen.
• Met het ‘Flip’-icoontje  worden de cijfers uit de grafiek getoond in tabelvorm.
• De grafische voorstelling kan vergroot worden met behulp van het 'Weergave'-icoontje .

C. Kostenverdeling hoofdrubrieken

• Je dossierbeheerder kent hoofdrubrieken toe aan alle gemaakte kosten [boekingen op de kostenrekeningen 60-66]. Deze hoofdrubrieken zorgen voor een vereenvoudigde en geaggregeerde indeling van de gemaakte kosten.
• De grafiek toont de kosten gemaakt in het geselecteerde boekjaar en ingedeeld in deze hoofdrubrieken. De 5 rubrieken met het hoogste kostenpercentage worden visueel voorgesteld in de grafiek. De overige rubrieken worden samengevat in een 6de component genaamd 'Overige'.
• Met het ‘Flip’-icoontje  worden de cijfers uit de grafiek getoond in tabelvorm. Deze data-tabel toont alle hoofdrubrieken (maximaal 16). De rubrieken worden volgens hun bedragen en percentages aflopend gesorteerd.
• De hoofdrubrieken (in alfabetische volgorde):

- Aankoop handelsgoederen
- Administratiekosten
- Afschrijvingen en voorzieningen
- Diverse bedrijfskosten
- Financiële kosten
- Huisvesting
- Interimkosten
- Kosten zaakvoerder(s)/bestuurder(s)
- Nutsvoorzieningen
- Onderaannemingen
- Personeels- en loonkosten
- Restaurant en reiskosten
- Telecommunicatie, soft- en hardware
- Verkoop en marketing
- Wagenpark
- Werkingskosten

C. Trend financiële liquiditeit

• Deze grafiek geeft de evolutie weer van de financiële liquiditeit van uw onderneming per boekperiode.
• De financiële liquiditeit omvat het banksaldo bij de kredietinstelling(en), de postcheque en eventuele kassen [Rekeningenstelsel: Klasse 5. Geldbeleggingen en liquide middelen. Rekeningen 55-57].
• De financiële liquiditeit bevat geen aandelen, geen andere effecten en ook geen termijndeposito's.

D. Trend bedrijfsresultaat

• De grafiek ‘Trend resultaten’ toont het bedrijfsresultaat (gegenereerde omzet [opbrengstenrekeningen 70-76] - de gemaakte kosten [kostenrekeningen 60-66]) over de laatste kwartalen.

E. Vorderingen en schulden

• ‘Vorderingen’ vertegenwoordigen de ‘openstaande klanten’. Het betreffen de nog niet betaalde (uitgaande) verkoopfacturen.
• Een verkoopfactuur wordt als ‘onbetaald’ beschouwd in de boekhouding zolang er geen inkomende betaling voor werd geregistreerd (saldo van de centraliserende klantenrekening ‘400000’).
• De achterstallige vorderingen betreffen de niet betaalde facturen waarvan de huidige datum recenter is dan de vervaldatum van de verkoopfactuur. Indien geen vervaldatum werd gespecifieerd in de boekhouding wordt de document datum genomen als referentiewaarde.
• Let op: De inkomende betalingen worden in de boekhouding geregistreerd in de financiële dagboeken op basis van verwerkte rekeninguittreksels. Het is dus belangrijk het aantal facturen en de bedragen van ‘Vorderingen’ te interpreteren samen met de datum Financiële dagboeken bijgewerkt tot: die bovenaan het dashboard wordt weergegeven.

• ‘Schulden’ vertegenwoordigen de ‘openstaande leveranciers’. Het betreffen de nog niet betaalde (inkomende) aankoopfacturen.
• Een aankoopfactuur wordt als ‘onbetaald’ beschouwd in de boekhouding zolang er geen uitgaande betaling voor werd geregistreerd (saldo van de centraliserende leveranciersrekening ‘440000’).
• De achterstallige schulden betreffen de niet betaalde facturen waarvan de huidige datum recenter is dan de vervaldatum van de onderliggende factuur. Indien geen vervaldatum werd gespecifieerd in de boekhouding wordt de document datum genomen als referentiewaarde.
• Let op: De uitgaande betalingen worden in de boekhouding geregistreerd in de financiële dagboeken op basis van verwerkte rekeninguittreksels. Het is dus belangrijk het aantal facturen en de bedragen van ‘Schulden’ te interpreteren samen met de datum Financiële dagboeken bijgewerkt tot: die bovenaan het dashboard wordt weergegeven.

F. Liquiditeit

• Het kencijfer ‘Liquiditeit’ geeft de middelen weer (in Euro) die onmiddellijk beschikbaar zijn of op korte termijn beschikbaar (kunnen) komen binnen de onderneming.
• De formule die wordt gehanteerd bestaat uit drie componenten:
• Het banksaldo bij de kredietinstelling(en), de postcheque en eventuele kassen [Rekeningenstelsel: Klasse 5. Geldbeleggingen en liquide middelen. Rekeningen 55-57]. Van deze component wordt de evolutie ook grafisch weergegeven in de ‘Trend financiële liquiditeit’.
• Vermeerderd met het saldo van de openstaande klanten [Rekeningen 400 in +] en leveranciers [Rekeningen 440 in -]. Dit zijn typisch middelen die op korte termijn ter beschikking komen. Beide onderdelen van deze component worden ook links weergegeven bij de kerncijfers ‘Vorderingen’ en ‘Schulden’.
• Vermeerderd met het BTW Saldo. Dit bedrag is samengesteld uit de 'Terug te vorderen BTW' [Rekening 411] - de 'Te betalen BTW' [Rekening 451]

 

Afhankelijk van je scherm en de ingestelde resolutie kan het nodig zijn om de tekstgrootte van de toepassing aan te passen zodat het portaal beter past op je scherm.

Dit doe je best via onderstaande handelingen:

Commando	Met muis	Zonder muis
Verklein tekstgrootte	Ctrl + Scroll omlaag	Ctrl samen met het '-' teken
Vergroot tekstgrootte	Ctrl + Scroll omhoog	Ctrl samen met het '+' teken

 

Het bijwerken van de boekhouding gebeurt door je dossierbeheerder.

Je kan zelf vaststellen wanneer de boekhouding werd bijgewerkt voor je dossier. Hiervoor worden twee datums weergegeven bovenaan het Dashboard (Home page).

Beide datums zijn belangrijk voor een juiste interpretatie van de informatie die wordt afgelezen op het Dashboard en in de rapporten.

De datums worden weergegeven in de blauwe werkbalk linksboven of midden in de menubalk bovenaan:

  of

Boekhouding bijgewerkt tot: dd/mm/20jj

• Wij werken uw boekhouding regelmatig bij en zorgen voor de verwerking en het ‘inboeken’ van alle boekhoudkundige stukken die hem bereiken.
• Na de verwerking van de stukken, geven wij de datum in tot en met wanneer je dossier werd bijgewerkt.
• Let op : Alle facturen die werden verstuurd en betrekking hebben op de periode ná de datum ‘Boekhouding bijgewerkt tot’, worden ook opgenomen in de cijfers van het portaal en het digitaal archief. Op die manier behoud je steeds een volledig zicht op de bedrijfsresultaten en de boekhouding van je onderneming. Het is dus belangrijk om te beseffen dat dit tijdelijk een ‘voorlopig’ beeld van de resultaten kan geven. Na de verwerking van de recentste facturen kunnen er immers correcties of bijsturingen zijn doorgevoerd.

Financiële dagboeken bijgewerkt tot: dd/mm/20jj

• Het betreft de datum van het laatste rekeninguittreksel dat in je boekhouding werd verwerkt.
• De ‘Trend financiële liquiditeit’, de ‘Vorderingen’ en ‘Schulden’, en het kerncijfer ‘Liquiditeit’ zijn rechtstreeks afhankelijk van deze datum.
• De informatie met betrekking tot 'Omzet', 'Kosten' en 'Resultaat' staan los van deze verwerkingsdatum.

Technische problemen, suggesties of opmerkingen met betrekking tot het portaal of het gebruik van de toepassing kan je doorgeven via de Feedback functie.

Bij het aanklikken van ‘Feedback’ (links beneden) opent er een nieuw scherm waarin je kan aangeven over welk onderwerp je feedback wil geven evenals een tekstblok waarin je het probleem, de suggestie of de opmerking met meer detail kan beschrijven.

Mogelijks wens je ook een bijlage toe te voegen.

Er wordt geen garantie gegeven dat alle feedback (onmiddellijk) wordt verwerkt. Wel is het zo dat alle feedback die bijdraagt tot een verbeterde werking van de toepassing ten zeerste wordt gewaardeerd en zal worden overwogen.

Alle vragen of problemen met betrekking tot je boekhouding dien je rechtstreeks door te geven aan je dossierbeheerder via de Berichten functie (zie FAQ 6.).

 

 

Indien er meerdere ondernemingen, vennootschappen en/of organisaties aan je gebruikersaccount werden toegewezen kunnen deze allemaal binnen dezelfde login sessie bekeken worden. Je Account werd aangemaakt door je dossierbeheerder en wordt eenduidig gekenmerkt door een email adres en een paswoord.

Met behulp van de keuzelijst die links boven verschijnt, rechts van het logo van je kantoor, kan je een andere onderneming binnen het portaal selecteren.

De toepassing neemt vervolgens even de tijd om het Dashboard van de nieuw geselecteerde onderneming op te laden.

Alle functies die beschikbaar zijn binnen het portaal hebben nu betrekking op de nieuw geselecteerde onderneming (Rapporten, Archief, …).

Alle vragen, opmerkingen of problemen met betrekking tot je boekhouding, de verwerking van je documenten en/of de behandeling van je dossier kan je rechtstreeks doorgeven aan je dossierbeheerder via de Berichten functie.

Bij het aanklikken van ‘Berichten’, links onderaan in het portaal, opent een scherm waarin je kan aangeven over welk onderwerp je je dossierbeheerder wenst te contacteren evenals een tekstblok waarin je je vraag of opmerking met meer detail kan beschrijven.

Technische problemen, suggesties of opmerkingen met betrekking tot het portaal of het gebruik van de toepassing kan je doorgeven via de Feedback functie. (zie FAQ 4.).

Met de Rapporten functie kan je online rapporten creëren en dit steeds op basis van de meest recente gegevens in je boekhouddossier.

In de lijst ‘Uw Rapporten’ worden verschillende rapporten beschikbaar gesteld.

Je selecteert het gewenste rapport door:

- onmiddelijk op de titel van het rapport of het betreffende rapport-icoontje te klikken  of

- het gewenste rapport vooreerst te selecteren in de keuzelijst ‘Selecteer rapport’:

Afhankelijk van het type rapport worden vervolgens bijkomende parameters getoond rechts onder ‘Genereer rapport’.

Deze parameters dienen te worden bepaald via één of meerdere keuzelijsten (bijv. Boekjaar).

Eenmaal de rapport keuze gemaakt en de parameter(s) geselecteerd, klik je op de blauwe knop ‘Genereer’.

Vervolgens maak je een keuze om het pdf-rapport te openen of op te slaan. De manier waarop dit gebeurt hangt af van de Webbrowser die je gebruikt.

Een Adobe Reader is nodig voor het openen van de pdf-rapporten (www.adobe.com/be_nl/products/reader.html).

Een (geopend) pdf-rapport kan je gemakkelijk als bijlage doormailen of printen.

 

 

Aan de hand van de Archief functie kan je online je boekhouddossier en –archief raadplegen en ondervragen.

De facturen en documenten die beschikbaar zijn in het digitaal archief worden onderverdeeld in 4 domeinen (tabs):

• Aankoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Diverse documenten
• Permanent dossier

• Aankoop- en Verkoopfacturen

Binnen het archief vind je de basisinformatie over de Aankoop- en Verkoopfacturen terug.

Het betreft onder andere: het al dan niet betaald zijn van de factuur, de grootboekrekening(en) waarop de factuur werd geboekt in de boekhouding en, indien beschikbaar, een link naar het gedigitaliseerde document in pdf.

Het opzoeken van de facturen gebeurt aan de hand van selectiefilters die elk apart of in combinatie met elkaar kunnen opgezet worden.

De belangrijkste filters zijn:

• Hoofdrubriek en Rubriek: Het betreft een generiek, geaggregeerd niveau van boekhoudkundige rekeningen. Te selecteren uit een keuzelijst.
• Leverancier of Klant: Afhankelijk van de zoektocht naar aankoop- of verkoopfacturen kunnen de leveranciers of klanten geselecteerd worden uit de keuzelijst
• Document beschikbaar (Ja/Nee): Bij 'Ja' worden enkel die facturen weerhouden waarvoor een pdf-document online opvraagbaar is. Het gedigitaliseerd document is enkel beschikbaar indien dit via AccBooks werd aangeleverd. Documenten die rechtstreeks aan ons kantoor werden bezorgd of die wij rechtreeks hebben afgehaald via andere kanalen, zijn uiteraard ook digitaal bij ons opgeslagen. U kan ons steeds vragen om een kopie te bezorgen.
• Reeds betaald (Ja/Nee): Bij 'Ja' worden enkel die facturen weerhouden die reeds betaald werden volgens je boekhouding. Bij 'Nee' worden enkel de onbetaalde facturen weerhouden.
• Creditnota (Ja/Nee): Bij 'Ja' worden enkel de ingeboekte creditnota's weerhouden. Bij 'Nee' worden de creditnota's uitgesloten van de resultaten.
• Boekjaar: Het boekjaar geeft het jaar waarin de factuur werd geboekt.
• Boekperiode: De boekperiode geeft de maand of het kwartaal waarbinnen de factuur werd geboekt.
• Documentnummer: Voor de aankoop- en verkoopfacturen betreft dit het nummer waarmee de factuur werd gekenmerkt binnen de boekhouding. Enkel het numerieke gedeelte van het Documentnummer dient te worden ingegeven. Niet het dagboek dat het nummer voorafgaat.

Bijvoorbeeld: Document = ABAK-201500002. Opzoeken via Documentnummer/zoekterm: '2'

• Bedrag van-tot: Opzoeken van facturen met een onder- en/of bovengrens van het factuurbedrag.
• Factuurdatum van-tot: Selectie van facturen waarvan de factuurdatum binnen een bepaalde periode ligt. Beide datums kunnen ook apart ingegeven worden.
• Vervaldatum van-tot: Opzoeken van facturen waarvan de vervaldatum binnen een bepaalde periode ligt. Beide datums kunnen ook apart ingegeven worden.

Standaard opent het Archief 'Aankoopfacturen' en 'Verkoopfacturen' met de niet gefilterde lijst van facturen gesorteerd op factuurdatum (meest recente factuur bovenaan).

• Via de pijltjes onderaan de pagina kan de volledige resultatenlijst doorlopen worden.

• De resultatenlijst geeft de volgende gegevens voor elk document (factuur):

• Factuurdatum
• Document (= Dagboek + Documentnummer)
• Boekperiode
• Factuurnummer
• Leverancier of Klant
• Totaal incl. BTW (€)
• Vervaldatum
• Betaald (Ja/Nee/...) - Info afhankelijk van de datum waarop de financiële dagboeken werden bijgewerkt
• Verwerkt (vinkje dat kan gebruikt worden om aan te geven dat het document intern verwerkt werd)

Volgende Acties zijn mogelijk afhankelijk van het al dan niet beschikbaar zijn van het gedigitaliseerde document in pdf:

• Detail van de boeking: Geeft extra informatie betreffende de boeking van het document (oa. de rubriek(en) of grootboekrekening(en) waarop de factuur werd geboekt).
• Download pdf: Geeft de mogelijkheid om het digitaal opgeslagen pdf-document opnieuw te openen en/of te downloaden.
• Snelle document preview: Geeft een snelle, minder gedetailleerde weergave van de eerste pagina van het digitaal opgeslagen document.

 

• Diverse documenten

Binnen het archief 'Diverse documenten' worden alle documenten getoond die digitaal doorgestuurd werden en niet als aankoop- of verkoopfactuur werden verwerkt.

Het archief toont de basisinformatie van deze documenten evenals een link naar het gedigitaliseerde document in pdf.

Het opzoeken van deze documenten gebeurt aan de hand van selectiefilters die elk apart of in combinatie met elkaar kunnen ingevoerd worden.

De belangrijkste filters zijn Type Document en Document datum van-tot.

Standaard opent het Archief 'Diverse documenten' met de niet gefilterde lijst van documenten gesorteerd op Document datum (meest recente document bovenaan).

• De resultatenlijst geeft de volgende gegevens voor elk divers document:

• Type Document
• Naam
• Document datum
• Opmerkingen

Volgende Acties zijn mogelijk afhankelijk van het al dan niet beschikbaar zijn van het gedigitaliseerde document in pdf:

• Download pdf: Geeft de mogelijkheid om het digitaal opgeslagen pdf-document opnieuw te openen en/of te downloaden.
• Snelle document preview: Geeft een snelle, minder gedetailleerde weergave van de eerste pagina van het digitaal opgeslagen document.

 

• Permanent dossier

Uw dossierbeheerder kan beslissen om bepaalde documenten die als 'Divers document' werden doorgestuurd toe te voegen aan het 'Permanent Dossier'. Op die manier wordt het permanente karakter van een document vastgelegd.

Het betreft typisch documenten die meer dan één boekperiode overstijgen (publicaties, contracten, overeenkomsten, verslagen, ...).

De tab 'Permanent dossier' van het digitaal archief werkt identiek als deze van de 'Diverse documenten'.

• De resultatenlijst geeft de volgende gegevens voor elk document toegewezen aan het Permanent Dossier:

• Type document (toegekend door de dossierbeheerder)
• Naam document
• Document datum
• Opmerkingen

 

Wij willen u vragen om hun boekhoudstukken geregeld te bezorgen zodat wij uw dossier ook periodiek kunnen bijwerken. Idealiter stuurt u per mail ontvangen facturen meteen door naar uw AccBooks mailbox en scant of importeert u minstens één keer per maand uw op papier ontvangen documenten. Wij willen u verzoeken om telkens ten laatste op de 5de van de maand de stukken van de voorbije maand ook effectief door te sturen voor verwerking (zie ook punt 16).

 

Documenten kunnen via verschillende kanalen ingevoerd en gedigitaliseerd worden

Sommige invoerkanalen worden vanuit het online portaal aangestuurd (intern), andere kanalen zorgen voor de invoer en digitalisering van buiten het portaal (extern). 

• Via een geprogrammeerde netwerk-Scanner (extern)
  

Maak je gebruik van een (multifunctionele) netwerk-printer/scanner die verbonden is met het internet en waarvan je de bestemming manueel kan instellen, dan kan je de unieke e-mailadressen gebruiken die je via e-mail hebt ontvangen bij de activatie van je gebruikersaccount.

Ter info: De betreffende e-mailadressen kan je ook terugvinden onder Dossierinstellingen, rechtsboven bij de keuzes onder je gebruikersnaam: 

Nadat de documenten doorgestuurd werden naar één van deze e-mailadressen komen de gedigitaliseerde documenten terecht in de corresponderende Digitale postbus van je portaal: 'Aankoop', 'Verkoop' of 'Divers'.

De gescande documenten worden bij voorkeur verzonden in pdf-formaat en met een resolutie van minimaal 300 dpi (via instellingen van de scanner).

E-mail servers zullen het doorsturen van bestanden > 25Mb verhinderen. Neem dit als absolute bovengrens voor de grootte van de door te sturen bestanden.

Opgelet: Bij de verwerking van de documenten zullen de bestanden die meerdere documenten/facturen bevatten (opnieuw) moeten opgesplitst worden binnen het portaal. Om de performantie en de wachttijd van deze activiteit niet onnodig te verzwaren wordt het aantal pagina's per scan-beurt best beperkt tot +/- 15. 

• Via een aangesloten USB-Scanner (intern)
  

Maak je gebruik van een (bureau)scanner die via een USB-poort verbonden is met je computer en over een TWAIN-driver beschikt, dan kan je de scanner vanuit de toepassing aansturen om documenten op te laden.

Zie FAQ Nr. 11: Welke scanners kan ik aansluiten?

Zie FAQ Nr. 12: Hoe scan ik een document vanuit de toepassing?

• Via Upload (intern)

Elk pdf-document geplaatst op een locatie of in een folder toegankelijk van op de computer, kan vanuit het portaal geselecteerd en opgeladen worden.

Zie FAQ Nr. 13: Hoe upload ik een document?

• Via Drag & Drop (intern)

Elk pdf-document geplaatst op een locatie of in een folder toegankelijk van op de computer, kan naar het portaal gesleept en gedropt worden in één van de digitale postbussen.

Sleep/drag het pdf-document over de gewenste postbus links in de menu-balk en laat vervolgens los/drop.

• Via E-mail (extern)

Een document of factuur ontvangen via e-mail kan je, met of zonder bijlage, doorsturen (Forward) naar één van de unieke e-mailadressen die je via e-mail hebt ontvangen bij de activatie van je gebruikersaccount.

Ter info: De betreffende e-mailadressen kan je ook terugvinden onder Dossierinstellingen, rechtsboven bij de keuzes onder je gebruikersnaam: 

Nadat de betreffende e-mail naar één van deze adressen werd doorgestuurd, wordt:

• Ofwel de pdf-bijlage van de e-mail klaargezet in de betreffende Digitale postbus.

• Ter info: Ook wanneer het pdf-document vervat zit in een zip-bestand, kan de mail onmiddellijk doorgestuurd worden naar het betreffende unieke e-mailadres. Het pdf-document zal uit het zip-bestand gehaald worden en klaargezet in de Digitale postbus (bijv. facturen van Total).

• Ofwel de html-email zelf omgezet in een pdf-document en klaargezet in de Digitale postbus en dit bij gebrek aan een pdf-bijlage in de e-mail.

• Ofwel een elektronische factuur uit de e-mail (in UBL/e-fff formaat) klaargezet in de Digitale postbus.

• Via Smartphone App (extern)

Verschillende Smartphone Apps stellen je in staat om een foto of scan te nemen van een document. Vanuit dergelijke Apps kan de foto of scan nadien doorgestuurd worden naar één van de unieke e-mailadressen van je dossier (Aankoop, Verkoop, Divers).

Nadat de foto of scan werd doorgestuurd naar het portaal komt deze als pdf-bijlage terecht in de betreffende Digitale postbus van de toepassing.

Tips:

• Er zijn verschillende scan apps op de markt die deze basisfunctie gratis ter beschikking stellen en makkelijk in gebruik zijn (bijv: CamScanner, Handyscan, Genius Scan, Office Lens, Google Drive, …).

• Tracht je unieke email-adressen als ‘favoriet’ in te stellen in de App of je Smartphone. Dit versnelt het gebruik van dit invoerkanaal.

• Typisch gebruik je de Smartphone App voor kleinere documenten zoals daar zijn: afrekeningen in de horeca, tankstation, carwash, …

  Wij verwachten tegen einde 2018 onze eigen app te lanceren.